Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat in op de activiteiten voor 2024 op het gebied van bedrijfsvoering. We beschrijven in deze paragraaf, op hoofdlijnen, de voorgenomen activiteiten voor 2024 en geven een beeld van de bijbehorende relevante cijfers.

Een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering is van essentieel belang voor een slagvaardige organisatie en het waarborgen van de dienstverlening aan de inwoners en is onlosmakelijk verbonden met de doelstelling "Koersvast en ontwikkelingsgericht toewerken naar 2030". In 2024 zal, nauw verbonden aan deze doelstelling en de daarbij vastgestelde principes, de weg vervolgd worden.

In een tijdperk waarin duurzaamheid een steeds grotere rol speelt in het mondiale bewustzijn, zijn gemeenten niet meer alleen dienstverleners aan hun inwoners, maar ook pioniers op het  gebied van duurzaamheid.  Duurzame bedrijfsvoering binnen een gemeente betekent dat we niet alleen meer kijken naar de functionaliteit van de bedrijfsvoering, maar dat we duurzame bedrijfsvoering gaan inzetten als instrument om verandering te bereiken of te stimuleren. Voorbeelden hiervan zijn het gebruikmaken van groene energie, het toepassen van energiebesparende maatregelen van gemeentelijke panden, maar ook de digitale transformatie en maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeven. 

De samenwerking binnen de Drechtsteden, met name de samenwerking met de servicegemeente Dordrecht, vraagt om een goed doordachte visie op bedrijfsvoering. Dit is cruciaal om een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de medewerkers, inwoners en ondernemers te kunnen bieden.

Het is van belang dat alle betrokken partijen hun rol als opdrachtgever en opdrachtnemer verder blijven ontwikkelen. Door samen te werken met de servicegemeente Dordrecht en gebruik te maken van de expertise binnen de regio, kunnen we profiteren van schaalvoordelen.

De taken en diensten van de voormalige service-onderdelen zijn ongewijzigd overgenomen. Ook de komende periode gaan we in overleg met de organisatie en de servicegemeente om per dienstgroep de dienstverlening verder uit te diepen, met als doel de organisatie verder te helpen in het behalen van haar ambities. Ook gaan we in gesprek met de Servicegemeente en overige Drechtsteden om te onderzoeken of we op nieuwe terreinen kunnen samenwerken.

De krapte op de arbeidsmarkt vormt een blijvende uitdaging voor de organisatie. In 2023 is er een start gemaakt met het verstevigen en professionaliseren van het werving en selectieproces door de inzet van een kundige adviseur recruitment. Dit heeft in 2023 geresulteerd in 18 nieuwe medewerkers in loondienst (t/m september 2023). In 2024 zal de samenwerking met de adviseur recruitment worden gecontinueerd en wordt er gewerkt aan een sterker werkgeversmerk.  Daarnaast wordt er geïnvesteerd in opleiding en ontwikkeling van onze huidige medewerkers en is er aandacht voor een plezierige werkplek. 

Het afgelopen jaar is de nieuwe organisatiestructuur geformaliseerd en is er een start gemaakt met het uitwerken van de fijnstructuur, waaronder het maken van teamplannen en ontwikkelplannen. Tevens is er een start gemaakt met de basis op orde brengen van de functieprofielen. In 2024 heeft iedere medewerker een passend functieprofiel, welke aanknopingspunten geeft voor het voeren van het goede gesprek over inzet, uitvoering van het werk en ontwikkeling. 

Tevens worden verschillende HR processen, zoals in-, door- en uitstroom, verder gestroomlijnd en geprofessionaliseerd, zodat de processen transparanter en beter werkbaar zijn voor zowel de medewerker als de leidinggevende.
In september-oktober van 2023 is het medewerkersonderzoek uitgevoerd. In 2024 gaan we aan de slag met de resultaten die hieruit voortkomen. Daarnaast maken we in 2024 een start met Strategische Personeelsplanning (SPP) en het moderniseren van de gesprekscyclus. 

Het aantal fte hebben we opgenomen in de volgende tabel: 

Aantal fte	2023	2024
Reguliere formatie	121,49	133,12
College van b&w	4,00	4,00
Griffie	3,16	3,16
Totaal	128,65	140,28

 

De verzuimcijfers zijn opgenomen in onderstaande grafiek:

Als we kijken naar de verzuimcijfers van 2023 zien we dat het verzuim gedaald is ten opzichte van het jaar 2022. Sinds april 2022 is er een samenwerking met de arbodienst Bbezig en leidinggevenden worden beter betrokken bij verzuimcasuïstiek en er is meer aandacht voor verzuimpreventie. Vanaf 2024 wordt er twee keer per jaar een themasessie op het gebied van verzuimpreventie georganiseerd voor het management. De eerste sessie gaat over werkdruk.  

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) blijft onverminderd organisatie-brede aandacht vragen.  Waar mogelijk wordt afstemming en samenwerking gezocht met de andere Drechtsteden. We geven prioriteit aan het actualiseren en bijhouden van het register van verwerkingen, het uitvoeren van risico-inventarisaties en stellen beleid op, met als doel het privacy-bewustzijn van de organisatie te borgen.  

De implementatie van de Wet open overheid (Woo), maar ook van andere wetgeving zoals bijvoorbeeld de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en de Wet digitale overheid (Wdo) hangt nauw samen met informatiemanagement, -veiligheid en automatisering. Daar waar mogelijk wordt samenwerking gezocht met de overige Drechtsteden. 

Een sterke informatiehuishouding ondersteunt door goed ingerichte en werkende informatievoorziening zijn een belangrijke randvoorwaarde voor een slagvaardige organisatie. De wereld digitaliseert gestaag verder, waardoor informatievoorziening steeds meer gaat inwerken op strategieën en processen. 

Informatiemanagement zorgt voor de vertaling van de informatiebehoeften (die uit de verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan) naar een informatievoorziening die deze processen optimaal ondersteunt. 

In 2024 werken we verder aan de optimalisering van onze informatiehuishouding. Zo wordt het applicatielandschap verder ingevuld en voeren we updates uit waar nodig. Verder wordt er gewerkt aan de voorbereidingen van verschillende wetgeving die digitalisering raakt. Het archief wordt verder geoptimaliseerd, nu ook digitalisering daar een steeds belangrijkere rol inneemt. Ook wordt er gewerkt aan de verdere introductie van data gedreven werken. Verder is facilitaire IT een aandachtspunt in de verbouwing raadshuis en gemeentekantoor.  Ten slotte blijft blijft ICT Beweegt een belangrijk regionaal programma. Hiermee faciliteren we tijd en plaats onafhankelijk samenwerken in een moderne en veilige digitale werkomgeving. In 2024 hebben we de verhuizing naar de cloud gemaakt.

Een belangrijke randvoorwaarde van informatiemanagement is informatieveiligheid. Zorgvuldig omgaan met onze gegeven is van groot belang. Informatieveiligheid werkt aan beleid en implementatie met betrekking tot de bescherming van onze informatie, zoals de wet dat voorschrijft.

In 2023 is de nieuwe financiële verordening vastgesteld. 2024 is het eerste volledige jaar waarin we gaan werken aan de hand van deze verordening. Een van de wijzigingen is dat de tussentijdse rapportages zijn vervangen door een voorjaars- en winternota. Naast deze producten stellen we zoals gebruikelijk de jaarstukken, kadernota en begroting op. Al deze producten worden opgesteld in Pepperflow.
Pepperflow maakt het opstellen van de planning en control producten eenvoudiger en eenduidig. Raadplegen van de producten vindt plaats via een online tool, wat zorgt voor een reductie van het papier verbruik. In 2023 is het implementatietraject afgerond. De koppeling met het financiële pakket is nog niet tot stand gekomen. Het doel is om dit in 2024 te realiseren.

Vanaf het jaar 2023 wordt het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring en is het niet meer de accountant die zich verantwoordt. Deze verandering zal gevolgen hebben voor het financiële beleid, de inrichting en financiële verantwoording binnen de gemeente. Het team Financiën en Control zal in samenwerking met de Concerncontroller er nauw op toezien als organisatie 'in control' te zijn en te blijven. 

In 'Koers 2030, Groei en ontwikkeling' is richting gegeven aan de ontwikkeling van het raadhuis en gemeentekantoor. Niet alleen is het noodzakelijk om het gemeentekantoor en het raadhuis te moderniseren, verduurzamen en te laten voldoen aan de wettelijke eisen voor bijvoorbeeld brandveiligheid of ARBO normen, maar is het doel ook de band tussen de samenleving, bestuur en de gemeentelijke organisatie te verstevigen. Het raadhuis wordt een huis voor de democratie en het centrum van de samenleving. Een plek waar ontmoeten met buiten wordt gefaciliteerd. Het gemeentekantoor is een plek waar (interne) ontmoeting en het opgavengericht werken wordt faciliteert. 

De planvorming voor de herinrichting van het gemeentekantoor loopt op dit moment, een aangepast programma van eisen is voor de Industrieweg 11 is gemaakt. De architect maakt het definitief ontwerp, de verwachting is dat deze gereed  is in het vierde kwartaal van 2023.  Vervolgens zal er contractvorming plaatsvinden op basis waarvan de aanbesteding volgt. De De planning is dat in het tweede kwartaal de uitvoering van de werkzaamheden start en de oplevering in het vierde kwartaal van 2024. 

De totale kosten van de bedrijfsvoering zijn opgenomen in de volgende tabel: