Paragraaf Bedrijfsvoering

Een goed functionerende bedrijfsvoering is het fundament voor een succesvolle dienstverlening aan inwoners, instellingen en bedrijven en hiermee onlosmakelijk  verbonden met de doelstelling 'Koersvast en ontwikkelingsgericht toewerken naar 2030'. Het streven naar professionaliteit, efficiëntie, effectiviteit en continue ontwikkeling staat centraal in onze aanpak. 

Deze paragraaf gaat in op de behaalde resultaten in 2023 op het gebied van bedrijfsvoering. We beschrijven in deze paragraaf, op hoofdlijnen, het resultaat van onze inspanningen en geven een beeld van de bijbehorende relevante cijfers.

In lijn met de eerder geformuleerde doelstellingen, is in 2023 verdere nadruk gelegd op de implementatie en doorontwikkeling van professionele ondersteuning aan zowel het bestuur als de organisatie. Onze aanpak is gericht op het optimaliseren en versterken van de processen, met het oog op een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. 

In 2023 hebben we met speciale aandacht gekeken naar de uitvoering en effecten van de nieuwe regionale samenwerking. Deze samenwerking brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, met name gericht op de samenwerking met andere Drechtsteden en de coördinatie van de samenwerking met Servicegemeente Dordrecht. 

Zoals overeengekomen tijdens de transitie heeft er eind 2023 een gesprek plaatsgevonden in de vorm van een evaluatie,  op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau. De evaluatie was gericht op de (eventuele) inhoudelijke bijsturing van de taakuitvoering en overeenkomst zelf.  De uitwerking van deze overeenkomsten zullen in 2024 verder zijn beslag krijgen. 

In 2023 is er verder gewerkt aan het op de kaart zetten van Human Resources (HR). Processen rondom in-, door- en uitstroom zijn verder gestroomlijnd en beter werkbaar gemaakt voor medewerkers en leidinggevende. Daarnaast is er meer aandacht voor een zachte landing en de inwerkperiode van nieuwe medewerkers. Het afgelopen jaar is ontwikkeling een belangrijk thema geweest in de organisatie. Er zijn verschillende (organisatiebrede) trainingsdagen georganiseerd, waaronder een training 'helder adviseren'. 

In het najaar van 2023 is een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd. Hierin komt naar voren dat medewerkers een hoge mate van autonomie ervaren en op organisatieniveau boven de benchmark scoren op leiderschap. Daarnaast weten collega's elkaar te vinden en helpen elkaar waar nodig. Werkdruk vormt het grootste aandachtspunt. 

 Het verzuimpercentage over 2023 is 5,3%. Dit is lager dan in 2022. Er is het afgelopen jaar meer aandacht geweest voor (preventie van) ziekteverzuim. Leidinggevenden wisten goed contact te onderhouden met de arbodienst en de zieke medewerkers en zijn goed in gesprek over de mogelijkheden tijdens verzuim.

 

 

Hieronder staat de omvang van onze organisatie in een overzicht.

Aantal fte	Jaarrekening  2022	Begroting 2023	Jaarrekening 2023
Reguliere formatie	122,73	121,49	132,30
College van b&w	4,00	4,00	4,00
Griffie	3,16	3,16	4,16
Totaal	129,89	128,65	140,46

In het jaar 2023 is gebleken dat er meer capaciteit nodig is dan begroot, om alle (wettelijke) taken uit te voeren. Dit heeft geleid tot een toename van 10,81 fte verdeeld over de verschillende teams. Dit betreft een budgetneutrale wijziging. 
De stijging in de formatie van de griffie heeft te maken met een formatieaanvraag via de 2e Tussenrapportage 2021.

In 2023 heeft de nadruk gelegen op het bijwerken van het verwerkingsregister. Alle verwerkingen zijn per vakafdeling in kaart gebracht en er is een start gemaakt met het uitvoeren van risicoanalyses op bestaande en nieuwe processen. Uiteraard blijft dit een proces wat continu bijgehouden moet worden. Eind 2023 is er een Woo-/Privacycoördinator in dienst getreden, welke onder andere het privacybewustzijn onder medewerkers in de gemeente Sliedrecht heeft opgepakt.    

Een goed werkende organisatie heeft het fundament van een goede informatiehuishouding nodig. Informatiemanagement zorgt voor de vertaling van de informatiebehoeften (die uit de verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan) naar een informatievoorziening die deze processen optimaal ondersteunt. Digitalisering speelt hier een belangrijke rol in.

In 2023 zijn processen en systemen verder geoptimaliseerd. Er is grote vooruitgang geboekt door de implementatie van een Planning & Control systeem. De nieuwe transparante en eenvoudige manier van werken heeft ertoe bijgedragen dat er een stukje verder gebouwd is aan een uniform, efficiënt en coherent informatielandschap. 

Het rechttrekken van zaakgericht werken is afgerond en overgegaan naar de beheerfase. Er wordt continue op doorontwikkeld, maar het op orde brengen van de processen is afgerond en ingebed in de organisatie.

Sinds de transitie naar Servicegemeente Dordrecht is ook de dienstverlening vanuit de regio opnieuw onder de loep genomen. In samenwerking met de regio is er een regieplatform Drechtsteden opgericht waarin concrete processen uitgewerkt worden die dienstverlening richting de gemeente moet verbeteren. Dit is een doorlopend proces.

Ten slotte zijn de benodigde voorbereidingen getroffen voor de laatste fase van het regionale programma ICT Beweegt, waarbij we onze data en applicaties naar de cloud verhuizen. Hiermee maken we onze informatiehuishouding toekomstbestendig en beter bestand tegen de huidige bedreigingen.

• Informatieveiligheid

Hoe verder de digitalisering toeneemt, hoe groter de kwetsbaarheid van gedeelde data wordt. Onze systemen moeten veilig zijn en weerstand kunnen bieden aan pogingen tot misbruik en aanvallen van binnen en buiten. De ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is een jaarlijkse audit die toetst op de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Over het geheel gezien is de informatieveiligheid nog altijd op orde, maar in vergelijking met vorig jaar is er lager gescoord op verschillende domeinen binnen de ENSIA. Van BRP, Reisdocumenten, DigiD, Suwinet, BAG, BGT en BRO voldoet alleen DigiD aan alle normen. Van deze domeinen worden de BAG, BGT en BRO binnen Sliedrecht uitgevoerd, de anderen worden in regionale samenwerkingsverbanden beheerd en uitgevoerd. Op alle punten zijn verbeteracties en -plannen uitgezet om volgend jaar weer tot een hoger informatiebeveiligingsniveau te komen.

In 2023 is onderzocht welke normen van de BIO onder Servicegemeente Dordrecht vallen en welke onder gemeente Sliedrecht. In 2024 wordt hier verder uitwerking aan gegeven.

In 2023 zijn we met de vernieuwde programmabegroting 2023-2026 gaan werken. De begroting heeft een andere indeling van programma's, we zijn overgegaan naar producten en het grootboekschema is vereenvoudigd en geüniformeerd. Er is een start gemaakt om de verantwoordelijkheden in het kader van het budgethouderschap, coderen van facturen en prestatie akkoord verklaren goed in de lijn te beleggen.

De nota Reserves en Voorzieningen , de Financiële Verordening en de nota Activa Beleid (onderdeel van de nieuwe Financiële Verordening) zijn geactualiseerd en vastgesteld in de raad. Een van de aanpassing in de nieuwe Financiële Verordening is dat we voortaan een Winternota opstellen. Deze is opgesteld en in december 2023 door de raad vastgesteld.

Bij het opstellen van de Kadernota 2024 is gebleken dat ook Sliedrecht te maken krijgt met het zo genoemde "ravijnjaar". Vanaf 2026 is de begroting niet meer structureel sluitend. In 2023 zijn de eerste stappen gezet om tot een proces te komen om de begroting structureel sluitend te krijgen. 

Tot slot is er naar aanleiding van de accountantscontrole van de jaarrekening 2022 een verbeterplan opgesteld. In 2023 is een start gemaakt met de verbeteracties uit het plan. Deze acties lopen door in 2024. 

Vanaf 2023 is voor lagere overheden de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Dat betekent dat het college van B&W met ingang van de jaarstukken over 2023 zelf mededeling doet over de rechtmatigheid. Om dat onderbouwd te kunnen doen zijn er aanpassingen in de bedrijfsvoering van de gehele organisatie en ook extra werkzaamheden in de verbijzonderde interne controle gedaan. 

De volgende zaken zijn in 2023 gerealiseerd: 
• Het Controleprotocol 2023 is vastgesteld door de raad. Daarin is de verantwoordingsgrens vastgesteld op 3,0% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. De zogenaamde rapportagegrens is vastgesteld op € 50.000. Dit betekent dat alle fouten en onduidelijkheden die groter zijn dan € 50.000 worden toegelicht in deze paragraaf. In het Controleprotocol 2023 is tevens opgenomen hoe dient te worden omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. 
• Ook het Normenkader is voor 2023 vastgesteld door de raad. Het normenkader maakt onderdeel uit van het Controleprotocol 2023. 
• De Financiële verordening is in 2023 herzien en vastgesteld door de raad. Hierin is opgenomen dat en hoe afwijkingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Ook is vastgelegd wat in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken wordt opgenomen.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording 2023
Als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording wordt een nadere toelichting hierop opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Conform de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023 gaat de rechtmatigheidsverantwoording in op de onderwerpen: voorwaardencriterium, begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Per criterium zal hieronder een toelichting worden opgenomen omtrent de uitkomsten.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium gaat in op het feit of de gemeente haar financiële transacties conform wet- en regelgeving heeft uitgevoerd. In het normenkader 2023 heeft de gemeenteraad de externe wet- en regelgeving, maar ook de door de raad vastgestelde verordeningen opgenomen die getoetst moeten worden in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Door middel van de uitvoering van de interne controle hebben wij deze voorwaarden getoetst. Uit deze controles zijn voor het onderdeel Europese aanbestedingen twee bevindingen naar voren gekomen die onrechtmatig zijn. 

Begrotingscriterium:
Het begrotingscriterium ziet erop toe dat het college handelt binnen de budgetten die de raad op programmaniveau of per investering beschikbaar heeft gesteld. Overschrijdingen van de kostenbudgetten zijn onrechtmatig, maar kunnen acceptabel zijn mits deze voldoen aan de afspraken die hierover zijn opgenomen in de financiële verordening. Onderschrijdingen van lasten en afwijkingen op baten (zowel positief als negatief) kunnen onrechtmatig zijn op het moment dat deze niet tijdig zijn gemeld aan de gemeenteraad. 

Op basis van de uitgevoerd analyse blijkt het volgende: 


 
Op het Programma 1 - Bestuur en organisatie is een onrechtmatige overschrijding van de lasten ontstaan als gevolg van hogere kosten voor inhuur die aan het eind van het jaar bekend is geworden. Dit heeft geleid tot een overschrijding van het programmatotaal van € 58.000.

De overschrijding op financiën is ontstaan door diverse kleine posten die niet eerder gemeld konden worden.

Daarnaast heeft een overschrijding op de overhead plaatsgevonden van € 439.000. Hiervan is € 355.000 als acceptabel aangemerkt aangezien deze hogere kosten worden gedekt door directe extra baten die hier tegenover staan. Het restant van € 84.000 betreft eveneens hogere kosten van personeel die niet worden gedekt door extra baten. Hierdoor is deze ook als onrechtmatig aangemerkt. 

De overige overschrijdingen van de lasten passen binnen de afspraken die gemaakt zijn met de raad in het controleprotocol en de financiële verordening. 

M&O-beleid (Misbruik en Oneigenlijk gebruik)
Het M&O-beleid omvat alle maatregelen die worden genomen om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen en te beperken. Uit de uitgevoerde interne controle is niet gebleken dat de getroffen maatregelen niet effectief zijn. En is er geen misbruik en of oneigenlijk gebruik geconstateerd. 

In 2023 zijn nieuwe stappen gezet in de ontwikkeling van het raadhuis en het gemeentekantoor. Het raadhuis wordt een huis voor de democratie en het centrum van en voor de samenleving. In 2023 is het definitief ontwerp opgesteld en is het uitvoeringskrediet voor de renovatie ter beschikking gesteld. Eind 2023 is de vergunningsaanvraag ingediend en het aanbestedingstraject opgezet. 

In 2023 is onderzoek gedaan naar de vraag of het huidige gemeentekantoor de meest optimale huisvesting is voor de gemeentelijke organisatie. Uit het onderzoek is gebleken dat, gelet op het aanstaande vertrek van Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden (GBD) uit het pand, het verhuizen van de gemeentelijke organisatie naar de vleugel waar nu de GBD gevestigd is, functioneel en financieel het meest gunstige scenario is. In 2023 is het voorlopig ontwerp, samen met de medewerkers, verder uitgewerkt en zijn de voorbereidingen getroffen voor het aanvragen van het uitvoeringskrediet, waarover in het eerste kwartaal van 2024 door de gemeenteraad besloten wordt.